Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture

Использование программного обеспечения при обработке первичных документов может значительно снизить процент ошибок, вызванных ошибками, допущенными человеческим фактором. Таким образом, каким образом можно снизить количество ошибок? Чтобы обрабатывать различные типы документов, такие как бумажные и электронные, можно использовать универсальные программные решения, которые могут быть извлечены из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.

Использование мобильных устройств для ввода документов может сильно упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки. Кроме того, интеллектуальные системы обработки информации могут существенно оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии, например, ускорить ввод данных, контролировать корректность заполнения, а также автоматически вносить документы в корпоративную систему.

При выборе системы обработки информации рекомендуется обратить внимание на возможность ее расширения, масштабирования и интеграции в соответствии с требованиями компании. Кроме того, при покупке интеллектуальной системы обработки информации стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.

Информационный поток играет важную роль в нашей жизни, и крылатая фраза Ротшильда "Кто владеет информацией - владеет миром" здесь как нельзя уместна. В рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний информация является чрезвычайно важным фактором. Объем информации там настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Компания ABBYY может помочь своей платформой ABBYY FlexiCapture облегчить участь работников бухгалтерии.

Информационные технологии развиваются с каждым годом, и каждый новый этап в их развитии вносит свои изменения в процесс обработки данных. Одним из самых древних способов обработки информации являлись глиняные таблички, используемые в Шумерском государстве для бухгалтерских операций более 3600 лет назад.

Первый этап обработки информации продолжался до второй половины XIX века и включал в себя только ручную обработку данных, с использованием бумаги, пера и чернильницы, что делало точность данных недостаточной. На этом этапе информация носила наименьшую защиту, а ее передача проходила только почтой либо курьерами.

Второй этап был электромеханическим и продолжался с конца XIX до середины XX века. В это время было изобретено несколько устройств, которые облегчили обработку данных, доставку информации и защиту ее. Известными приборами того времени являются электромагнитное реле, механические табуляторы, пишущая машинка и модернизированная почтовая система.

Третий этап обработки информации связан с компьютерной эпохой, начавшейся во второй половине XX века. На этом этапе были изобретены первые вычислительные машины, способные обрабатывать бухгалтерские данные. Объем бумажных документов сильно сократился, однако, их обработка все еще занимала много времени.

Четвертый этап включает в себя эпоху интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации, начиная с XXI века. Программы на сегодняшний день могут самостоятельно обрабатывать любые типы данных, делая процесс еще более эффективным, а ошибки - минимальными. Программное обеспечение, такое как ABBYY FlexiCapture, использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта, позволяя распознавать и извлекать данные из любых типов бухгалтерских документов, в том числе из сканов, фотографий и вложений электронных писем.

ABBYY FlexiCapture: как данное решение помогает оптимизировать бизнес-процессы в бухгалтерии

В конце месяца бухгалтеры часто сталкиваются с авральной ситуацией, когда необходимо обработать сотни бумажных документов, поступивших от поставщиков. Обработать такой объем информации вручную можно, но высока вероятность ошибок и неточностей. Кроме того, электронные документы также нуждаются в проверке и вводе в систему. Все эти задачи ABBYY FlexiCapture способна решить с помощью универсальной платформы, которая оптимизирует бизнес-процессы, связанные с документооборотом.

ABBYY FlexiCapture позволяет обрабатывать документы, поступающие единым потоком и имеющие любую форму. Это особенно полезно компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией, поскольку платформа позволяет удаленно собирать данные на местах и централизованно обрабатывать их в единой системе.

Работа с ABBYY FlexiCapture проста и удобна. После сканирования документов или загрузки уже существующих сканов, платформа автоматически распознает информацию в ключевых полях, а затем документ поступает к бухгалтеру в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода. Для сохранения данных в финансовой системе приложения достаточно просто нажать кнопку «Отправить».

ABBYY FlexiCapture способна обрабатывать многостраничные документы, включая счета. При обработке данных платформа учитывает позиции всех полей счета, даже если они расположены на разных страницах. Проверка многостраничных документов проводится на основе определенных правил, а порядок страниц не важен.

С использованием ABBYY FlexiCapture время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3–10 раз, а точность итоговой информации повышается в 10 (!) раз благодаря технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode). При этом система окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 1 года, поскольку имеет достаточно разумную стоимость и низкие затраты на внедрение и сопровождение программы.

ABBYY FlexiCapture: Результаты на практике

Но что может предложить компания ABBYY FlexiCapture бизнесу? На практике решения компании ABBYY привели к достигнутым результатам. Примеры успеха из большого портфолио компании могут использоваться в качестве образцов.

PwC

Международная сеть компаний PwC, которая предоставляет услуги аудита, бизнес-консультирования, налогообложения, права, обучения и многие другие услуги по всему миру - это знакомая всем компания. За официальными услугам компании PwC Россиями обратились около 2000 компаний из разных сфер бизнеса.

В этом случае задача ABBYY заключалась в том, чтобы повысить эффективность работы и автоматизировать обработку финансовых документов, операционных данных и переноса информации в корпоративную информационную систему. Ранее бухгалтеры вручную обрабатывали первичные бухгалтерские документы и сравнивали их данные с информацией в учетной системе. Кроме того, каждый документ необходимо было проанализировать, найти в нем необходимую информацию и только после этого внести данные в реестр.

А для использования платформы ABBYY FlexiCapture был разработан поток обработки бухгалтерских документов. На начальном этапе внедрения были обработаны около 1000 документов для сравнения данных с посттранзакционными выгрузками клиентов. Были также созданы шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных.

За сегодняшний день обработка документов бухгалтерами упрощена: необходимо всего лишь загрузить сканированные копии документов на сервер, а все последующие работы по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы выполняются платформой.

В результате обработки финансовых документов ABBYY FlexiCapture нашли свое применение в PwC и значительно повысили эффективность процесса обработки данных. Многие сотрудники компании теперь могут свободно использовать свое время для намного более важных задач, которые также помогают им улучшать связь с клиентами.

Банк "Открытие" является одним из крупнейших розничных банков в России и занимает место в топ-15 крупнейших финансово-кредитных учреждений страны. Ранее сотрудники банка вручную обрабатывали примерно 1500-2000 различных документов ежедневно, что отнимало большую часть их рабочего времени и приводило к риску допущения ошибок.

В январе 2014 года банк внедрил в центральном офисе программу ABBYY FlexiCapture, а в марте того же года в филиальной сети. В настоящее время программа используется на этапах сканирования, верификации и контроля бухгалтерских и финансовых документов. Благодаря автоматизации процессов риск возникновения ошибок и возможных мошеннических действий человеческим фактором был сведен к минимуму, а точность и качество ввода информации повысились.

Трудозатраты на обработку информации были снижены в 30 раз, а весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов был унифицирован и перенесен в бэк-офис. Квалифицированным сотрудникам больше не приходится тратить время на рутинную работу, так как вся обработка данных осуществляется автоматически.

В будущем банк планирует автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создание электронного архива.

ООО «РН-Ванкор» является дочерним предприятием ОАО НК «Роснефть», одной из крупнейших нефтегазовых корпораций в мире. Компания использует решение от ABBYY для автоматизации обработки информации.

Основная цель перехода к электронному документообороту заключалась в снижении затрат, минимизации случаев порчи и утери бумажных оригиналов, а также в уменьшении сроков обработки первичных бухгалтерских документов. Более того, необходимо было организовать безбумажное взаимодействие с ФНС и подачу отчетных документов в налоговые органы в электронном формате. Для решения этой задачи компания воспользовалась системой управления финансовой и бухгалтерской документацией на основе платформы ABBYY FlexiCapture.

Программа работает в несколько этапов. Сначала сотрудник сканирует документ. Затем платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает тип документа, анализирует его комплектацию и правильность оформления. После этого сотрудник проверяет информацию на правильность и документ передается на сервер для согласования. Программа также напоминает о необходимости передачи документа в архив, формирует реестр приема-передачи, а также наносит штрих-коды для идентификации бумажных версий документов и их сверки с электронными копиями. Программа автоматизирует все виды операций бухгалтерского документооборота, а также автоматически отправляет контрагентам сканы согласованных версий документов, формируя массовые выгрузки по результатам поиска.

В результате внедрения системы полностью автоматизировался процесс обработки и внесения документов в систему. Кроме того, возросла точность сопоставления бумажных версий документов и их электронных копий, а также сократились сроки обработки. Система успешно работает в компании уже более 2 лет. За это время было настроено около 40 шаблонов, а общее количество обрабатываемых ею страниц составляет более 1 миллиона в год.

ОАО "Магнитогорский металлургический комбинат", входящий в число мировых лидеров по производству стали, является одним из ключевых игроков российской черной металлургии. В 2011 году компания уже использовала два центра потокового сканирования и распознавания документов для обработки первичной бухгалтерской документации. Но старые системы были не гибкими и не позволяли оперативно изменять параметры работы.

В результате нужно было найти новое решение, которое позволяло бы изменять шаблоны документов при необходимости без обращения к разработчику. Требовалась также автоматизация обработки первичной бухгалтерской документации, включая неструктурированные документы, такие как счета, а также быстрое сканирование, распознавание и передача документов в корпоративную информационную систему.

Выбрано было решение на базе платформы ABBYY FlexiCapture, которое позволило сотрудникам IT-подразделения компании развивать систему внутри самой компании. Кроме того, это решение легко интегрируется с уже существующей системой. В результате внедрения системы ABBYY FlexiCapture процесс обработки первичных бухгалтерских документов значительно ускорился и упростился.

С помощью этой системы ежемесячно обрабатывается огромное количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных и т.д. Однако, это далеко не все случаи успешного внедрения и эффективного использования интеллектуальных платформ ABBYY FlexiCapture на практике.

Благодаря своей универсальности, это решение может применяться почти во всех отраслях бизнеса, где ведение бухгалтерского учета является неотъемлемым требованием законодательства. Особенно востребованы продукты для интеллектуальной обработки данных в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики и финансов, где годовой документооборот достигает тысяч и даже десятков тысяч документов, а автоматизированная обработка документации существенно улучшает работу бухгалтерии и всей компании в целом.

Фото: freepik.com